Cz. I Zmiany w prawie pracy i aktualne przepisy dotyczące prowadzenia spraw kadrowych – staż pracy na nowo od 1 stycznia 2026 r.

1. Jawność wynagrodzeń – zasady obowiązujące od 24.12.2025 r.:

• wyjaśnienie czym jest jawność wynagrodzeń,
• nowe obowiązki pracodawcy,
• zasady rekrutacji po zmianach.

2. Zmiany w zakresie uwzględniania stażu pracy obowiązujące od 1.01.2026 r.:

• omówienie jakie okresy zatrudnienia się wlicza wg nowych przepisów,
• dokumenty i zaświadczenia poświadczające okres zatrudnienia,
• terminy składania wniosków,
• wyjaśnienie w jakich okolicznościach uwzględnia się nowy staż pracy.

3. Dokumentacja pracownicza oraz okresy ich przechowywania:

• akta osobowe – aktualne zasady prowadzenia akt osobowych,
• okres przechowywania dokumentacji,
• prowadzenie części dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej,
• obowiązki w zakresie wydawania kopii dokumentacji na życzenie pracownika.

4. Dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych:

• dokumenty dostarczane przez pracownika,
• dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (umowy, informacje i oświadczenia pracownika, itp.),
• różnice pomiędzy umową o pracę a umową cywilnoprawną – planowane nowe kompetencje PIP,
• aktualne obowiązki informacyjne w stosunku do pracownika,
• dokumentacja dotycząca badań profilaktycznych i szkoleń bhp,
• dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, świadectwo pracy,
• sposób przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych i kontroli trzeźwości,
• dokumenty, które mogą być przechowywane poza aktami osobowymi.

5. Dokumentacja dotycząca czasu pracy:

• dokumenty z zakresu czasu pracy, przechowywane w oddzielnej dokumentacji,
• ewidencja czasu pracy – obligatoryjne zapisy, niepełna ewidencja czasu pracy,
• listy obecności oraz grafiki – wyjaśnienie, co powinny zawierać i jak długo należy je przechowywać,
• ewidencja czasu pracy wyłącznie w formie elektronicznej,
• dokumentowanie pracy w godzinach nadliczbowych,
• elastyczny czas pracy – dokumenty, które musi posiadać pracodawca,
• wnioski o zwolnienia z pracy dotyczące siły wyższej (nagła choroba, wypadek) oraz w związku
  z urlopem opiekuńczym.

Cz. II Ochrona danych osobowych – obowiązki, bieżące interpretacje i ryzyka z użyciem AI

1. Wprowadzenie do ochrony danych osobowych:

• podstawy prawne: RODO, ustawa o ochronie danych osobowych,
• kluczowe pojęcia: dane osobowe, przetwarzanie, administrator, podmiot przetwarzający,
• szczególne kategorie danych – co trzeba wiedzieć w administracji.

2. Obowiązki jako administratora danych:

• zasady przetwarzania danych (zgodność z prawem, minimalizacja, celowość itd.),
• podstawy prawne przetwarzania w sektorze publicznym,
• rejestr czynności przetwarzania i ocena skutków dla ochrony danych (DPIA),
• obowiązki informacyjne i prawo dostępu.

3. Bieżące interpretacje i stanowiska UODO oraz orzecznictwo:

• najnowsze wytyczne Prezesa UODO dotyczące sektora publicznego,
• przykłady naruszeń i decyzji z ostatnich lat,
• jak unikać typowych błędów w urzędach i instytucjach.

4. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w administracji – szanse i ryzyka:

• czym jest AI i jak jest (lub będzie) wykorzystywana,
• potencjalne zastosowania AI (np. chatboty, analiza dokumentów, scoring wniosków),
• ryzyka dla prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych: profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji, przetwarzanie danych w chmurze, utrata kontroli nad danymi osobowymi.

5. RODO a sztuczna inteligencja – jak pogodzić?

• obowiązki administratora przy korzystaniu z AI (transparentność, DPIA, zgodność z RODO),
• granice automatyzacji: art. 22 RODO,
• zasady etycznego przetwarzania danych przez systemy AI,
• praktyczne przykłady zgodnych z prawem wdrożeń AI.