I. Definicja „Podróży służbowej” w świetle przepisów Kodeksu pracy.

II. Rozliczania świadczeń tytułem podróży służbowych

1. Wspólne przepisy dla podróży krajowych i zagranicznych:
   • wysokość diet a przychód podatkowy i koszty uzyskania przychodu,
   • zwrot za wyżywienie a przychód podatkowy,
   • zmiana środka transportu w podróży a zwrot poniesionych kosztów,
   • podróż prywatnym samochodem pracownika,
   • prawo do podwyższenia i obniżenia wysokość tzw. kilometrówki,
   • zwrot poniesionych kosztów w przypadku utraty np. biletu na przejazd PKP,
   • przejazd płatną autostradą lub za płatny parking.
2. Podróż krajowa – zmiana wysokości diety w 2026 r.:
   • wpływ zmian wysokości diety na pozostałe świadczenia,
   • sytuacje w których dieta nie przysługuje,
   • zapewnienie posiłków w podróży a obowiązek obniżenia diety,
   • wyjaśnienie czy obiad z kontrahentem ma wpływ na wysokość przysługującej diety,
   • wyjaśnienie czy zwrot pracownikowi kosztów wyżywienia generuje u niego przychód,
   • rozpoczęcie podróży w dniu wolnym a prawo do diety.
3. Podróż krajowa – koszt noclegu i dojazdu:
   • prawo do zwrotu kosztów za nocleg i dojazd a prawo do ryczałtu,
   • przychód w przypadku zwrotu kosztu noclegu powyżej określonego limitu,
   • przejazd taksówką.
4. Podróż zagraniczna:
   • czas podróży zagranicznej w zależności od środka transportu,
   • odcinki krajowe w podróży służbowej – wyjaśnienie jak rozliczyć,
   • wyjaśnienie jak udokumentować moment przekroczenia granicy poszczególnych państw,
   • podróż obejmująca kilka krajów.
5. Dieta w podróży zagranicznej – zmiana wysokości w 2026 r.:
   • wpływ zmian wysokości diety na pozostałe świadczenia,
   • możliwość wypłaty diety niższej niż z rozporządzenia,
   • czy zapewnione śniadanie w cenie noclegu ma wpływ na wysokość diety,
   • jakie sytuacje zwalniają z obowiązku wypłaty diety.
6. Koszty przejazdów, dojazdów i noclegu w podróży zagranicznej:
   • ryczałt, gdy zapewniono dojazd z lotniska do hotelu,
   • koszty poniesione w związku z dojazdem środkami komunikacji miejscowej,
   • zwrotu za nocleg,
   • zwrot wyższych kosztów niż ustalony limit generuje u pracownika przychód.
7. Inne udokumentowane wydatki w podróży zagranicznej:
   • polisa ubezpieczeniowa,
   • obowiązkowe szczepienia,
   • nadbagaż.

III. Rozliczanie zaliczek pieniężnych

1. Wyjaśnienie, kiedy wystąpi obowiązek wypłaty zaliczki pieniężnej.
2. Zaliczka na podróż zagraniczną w walucie obcej.
3. Rozliczanie i przeliczanie na PLN kosztów tytułu odbytej podróży służbowej.

IV. Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej

1. Czas dojazdu i powrotu w trakcie podróży.
2. Gwarancja odpoczynku po zakończonej podróży.
3. Praca w godzinach nadliczbowych i rekompensata.