Prawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych w zakresie rejestracji spraw, zakładania teczek i grupowania akt w podteczki w Powiatowych Urzędach Pracy

Wszystkie informacje:

Program szkolenia

Podstawy kancelaryjno-archiwalne – omówienie obowiązujących przepisów prawa (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym, rozporządzenia wykonawcze, wewnętrzne instrukcje kancelaryjne), z uwzględnieniem roli instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej w urzędach pracy.
Rejestracja i prowadzenie spraw – zasady tworzenia i uzupełniania znaku sprawy, jego elementy oraz znaczenie dla sprawności obiegu dokumentów i dostępu do informacji. Rejestracja spraw w systemie tradycyjnym i w EZD. Dokumentowanie akceptacji, dekretacji i podpisów w obu systemach.
Zakładanie teczek i podteczek – zgodne z wykazem akt (RWA) sposoby zakładania i opisywania teczek. Praktyczne wskazówki dotyczące dzielenia dokumentacji spraw na podteczki z zachowaniem spójności i przejrzystości, zgodnie z zasadą kompletności dokumentacji.
Problem aktualizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych – zmiany wynikające z wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), wpływ nowych technologii na klasyfikowanie, opisywanie i przechowywanie akt. Konsekwencje opóźnień we wdrażaniu zmian przepisów wewnętrznych.
Monitorowanie i nowelizacja wykazów akt (RWA) – analiza wytycznych archiwów państwowych z 2023 r., obowiązek dostosowywania RWA do aktualnej struktury organizacyjnej i zadań jednostki. Współpraca z archiwistą zakładowym i odpowiedzialność kierowników komórek.
Wpływ błędnej klasyfikacji akt – skutki dla dostępności, wyszukiwania i wykorzystania dokumentacji. Konsekwencje dla jawności informacji publicznej, archiwizacji i ochrony danych osobowych.
Zasada kompletności dokumentacji – omówienie wymogu kompletnego prowadzenia sprawy (od wszczęcia do zakończenia), powiązań dokumentów, odpowiedzialności pracowników i sankcji prawnych (ustawa archiwalna, Kodeks karny – art. 276, RODO).
Ochrona danych osobowych (RODO) – zarządzanie dokumentacją zawierającą dane osobowe zgodnie z przepisami o ochronie danych. Zależność między kwalifikacją archiwalną a przetwarzaniem danych osobowych. Odpowiedzialność podmiotu i osób przetwarzających dane w kontekście archiwizacji i retencji.
Odpowiedzialność osób prowadzących dokumentację – obowiązki twórców akt, kierowników komórek organizacyjnych i archiwisty zakładowego w zakresie właściwego obiegu, przechowywania i przekazywania dokumentacji. Zakres odpowiedzialności w przypadku kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.
Postępowanie z dokumentacją w przypadku zmian organizacyjnych – procedury zabezpieczenia dokumentów w sytuacji reorganizacji jednostki, zmiany stanowiska pracownika lub rozwiązania umowy o pracę. Obowiązki stron wobec dokumentacji niedokończonych spraw.
Zasady rozliczania się z dokumentacji – omówienie procesu przekazywania dokumentów między pracownikami, komórkami, a archiwum zakładowym. Zakres odpowiedzialności kierowników, archiwistów i twórców akt. Dokumentowanie przekazań i przejęć dokumentacji w obiegu wewnętrznym.

Zajęcia poprowadzi

Anna Opara-Rak

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych, wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt oraz opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.

Szczegóły

Cele szkolenia

Szkolenie poświęcone jest zagadnieniom prawidłowego zarządzania dokumentacją w urzędach pracy, zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w elektronicznym obiegu dokumentów (EZD). Uczestnicy zapoznają się z aktualnymi wymaganiami kancelaryjno-archiwalnymi, ze szczególnym uwzględnieniem klasyfikowania, znakowania i grupowania dokumentacji, a także odpowiedzialności osób uczestniczących w jej tworzeniu i przechowywaniu.

Liczba godzin dydaktycznych:

Cena za udział w szkoleniu

Cena:

490,00 PLN od osoby

Co otrzymają uczestnicy?

Forma płatności

przelew na konto do 14 dni po szkoleniu

Numer konta

25 8589 0006 0000 0024 2989 0001

Wymagania techniczne

Aby wziąć udział w szkoleniu online, uczestnik powinien dysponować:

komputerem, laptopem lub tabletem z dostępem do internetu,
stabilnym łączem internetowym (min. 5 Mb/s),
przeglądarką internetową (zalecane: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge),
głośnikami (lub słuchawkami),
opcjonalnie: mikrofonem lub kamerą internetową – jeśli uczestnik, chce aktywnie brać udział w szkoleniu (np. uczestniczyć w dyskusji).

Nie jest wymagane instalowanie dodatkowego oprogramowania – nasze szkolenia realizowane są przez przeglądarkę, w przyjaznym środowisku platformy online. Uczestnik w trakcie wykładu może komunikować się z prowadzącym i innymi słuchaczami za pośrednictwem czatu (do zadawania pytań nie jest wymagany mikrofon, ani kamera).

Program szkolenia

Podstawy kancelaryjno-archiwalne – omówienie obowiązujących przepisów prawa (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym, rozporządzenia wykonawcze, wewnętrzne instrukcje kancelaryjne), z uwzględnieniem roli instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej w urzędach pracy.
Rejestracja i prowadzenie spraw – zasady tworzenia i uzupełniania znaku sprawy, jego elementy oraz znaczenie dla sprawności obiegu dokumentów i dostępu do informacji. Rejestracja spraw w systemie tradycyjnym i w EZD. Dokumentowanie akceptacji, dekretacji i podpisów w obu systemach.
Zakładanie teczek i podteczek – zgodne z wykazem akt (RWA) sposoby zakładania i opisywania teczek. Praktyczne wskazówki dotyczące dzielenia dokumentacji spraw na podteczki z zachowaniem spójności i przejrzystości, zgodnie z zasadą kompletności dokumentacji.
Problem aktualizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych – zmiany wynikające z wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), wpływ nowych technologii na klasyfikowanie, opisywanie i przechowywanie akt. Konsekwencje opóźnień we wdrażaniu zmian przepisów wewnętrznych.
Monitorowanie i nowelizacja wykazów akt (RWA) – analiza wytycznych archiwów państwowych z 2023 r., obowiązek dostosowywania RWA do aktualnej struktury organizacyjnej i zadań jednostki. Współpraca z archiwistą zakładowym i odpowiedzialność kierowników komórek.
Wpływ błędnej klasyfikacji akt – skutki dla dostępności, wyszukiwania i wykorzystania dokumentacji. Konsekwencje dla jawności informacji publicznej, archiwizacji i ochrony danych osobowych.
Zasada kompletności dokumentacji – omówienie wymogu kompletnego prowadzenia sprawy (od wszczęcia do zakończenia), powiązań dokumentów, odpowiedzialności pracowników i sankcji prawnych (ustawa archiwalna, Kodeks karny – art. 276, RODO).
Ochrona danych osobowych (RODO) – zarządzanie dokumentacją zawierającą dane osobowe zgodnie z przepisami o ochronie danych. Zależność między kwalifikacją archiwalną a przetwarzaniem danych osobowych. Odpowiedzialność podmiotu i osób przetwarzających dane w kontekście archiwizacji i retencji.
Odpowiedzialność osób prowadzących dokumentację – obowiązki twórców akt, kierowników komórek organizacyjnych i archiwisty zakładowego w zakresie właściwego obiegu, przechowywania i przekazywania dokumentacji. Zakres odpowiedzialności w przypadku kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.
Postępowanie z dokumentacją w przypadku zmian organizacyjnych – procedury zabezpieczenia dokumentów w sytuacji reorganizacji jednostki, zmiany stanowiska pracownika lub rozwiązania umowy o pracę. Obowiązki stron wobec dokumentacji niedokończonych spraw.
Zasady rozliczania się z dokumentacji – omówienie procesu przekazywania dokumentów między pracownikami, komórkami, a archiwum zakładowym. Zakres odpowiedzialności kierowników, archiwistów i twórców akt. Dokumentowanie przekazań i przejęć dokumentacji w obiegu wewnętrznym.

Osoba prowadząca

Anna Opara-Rak

Szczegóły

Cele szkolenia

Liczba godzin dydaktycznych:

Odpłatność za szkolenie

Cena:

490,00 PLN od osoby

Co otrzymają uczestnicy?

Forma płatności

przelew na konto do 14 dni po szkoleniu

Numer konta

25 8589 0006 0000 0024 2989 0001

Wymagania techniczne

Aby wziąć udział w szkoleniu online, uczestnik powinien dysponować:

komputerem, laptopem lub tabletem z dostępem do internetu,
stabilnym łączem internetowym (min. 5 Mb/s),
przeglądarką internetową (zalecane: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge),
głośnikami (lub słuchawkami),
opcjonalnie: kamerą internetową – jeśli szkolenie zakłada aktywne uczestnictwo, działającym mikrofonem

Nie jest wymagane instalowanie dodatkowego oprogramowania – szkolenia realizowane są przez przeglądarkę, w przyjaznym środowisku platformy online.

dołącz do nas

Dlaczego warto wybrać nasze szkolenia?

Certyfikowana jakość w BUR

Jesteśmy zarejestrowani w Bazie Usług Rozwojowych (BUR), co potwierdza naszą wysoką jakość świadczonych usług szkoleniowych. Obecność w BUR oznacza, że spełniamy określone standardy i oferujemy sprawdzone programy rozwojowe, co daje Państwu pewność, że bierzecie udział w profesjonalnie przygotowanych szkoleniach.

Zaświadczenia zgodne z MEN

Nasze szkolenia kończą się wystawieniem imiennego zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, zgodnego z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki. Oznacza to, że dokumenty, które otrzymują Państwo po szkoleniu, są uznawane przez instytucje publiczne, pracodawców oraz organy kontrolujące.

Indywidualne podejście i eksperckie wsparcie

Zawsze dostosowujemy tematykę i poziom trudności do potrzeb i oczekiwań grupy. Nasz zespół, składający się z kompetentnych pracowników, doświadczonych konsultantów, trenerów i wykładowców służy Państwu swoją pomocą i umiejętnościami. Możliwość kontaktu z trenerem po szkoleniu to nasz dodatkowy atut.

TAXUS Centrum Szkoleń jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych Ministerstwa Edukacji i Nauk.
Uczestnicy szkoleń realizowanych przez TAXUS Centrum Szkoleń otrzymają zaświadczenie wystawiona na podstawie Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauk z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych, wydane na podstawie § 23 ust. 3 i 4 (Dz. U. 2023, poz. 2175).

Jesteśmy do Państwa dyspozycji!

Jeśli mają Państwo pytania lub chcieliby uzyskać więcej informacji na temat naszej oferty szkoleniowej, pozostajemy do Państwa dyspozycji. Z przyjemnością udzielimy wszelkich niezbędnych informacji oraz pomożemy w doborze najbardziej odpowiedniego rozwiązania szkoleniowego dostosowanego do Państwa potrzeb.

Niepubliczna Placówka Kształcenia Ustawicznego Nr 43205-53

formularz zgłoszeniowy