Jak przygotować PUP do pracy w EZD? – wprowadzenie do wykonywania czynności kancelaryjno-archiwalnych w systemach teleinformatycznych
Cele szkolenia: w trakcie szkolenia zostaną zidentyfikowane i omówione kluczowe punkty w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD. Wskazane zostaną ryzyka związane z przejściem PUP z tradycyjnego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych na elektroniczny.
Program szkolenia:
- Podstawy formalno-prawne do zarządzania dokumentacją w jednostce, dające możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją.
- Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność.
- Potrzeba, czy konieczność zmiany przepisów kancelaryjno-archiwalnych, gdy jednostka przechodzi na EZD?
- Definicje: system EZD, system tradycyjny, systemy wspomagające, systemy dziedzinowe
- Identyfikacja procedur i czynności takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających.
- Kancelaryjne cechy dokumentacji: rejestrowanie i opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp.
- Różnice w przyjmowaniu i wysyłce przesyłek w postaci tradycyjnej lub elektronicznie.
- Case study: Postępowanie z dokumentacją przekazaną ePUAPem.
- Definiowanie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, brakowanie i usuwanie nieprzydatnych informacji.
- Postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, składem chronologiczny i składem informatycznych nośników danych w kancelarii/ punktach kancelaryjnych.
- Pytania od uczestników.
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy otrzymają zaświadczenia zgodne ze wzorem MEN. Posiadamy wpis do placówek oświatowych oraz wpis do RIS.