Zarządzanie dokumentacją placówek oświatowych

W trakcie szkolenia przeanalizowany zostanie kompleksowo proces prowadzenia dokumentacji i jej archiwizacji w placówce oświatowej. Szkolenie przygotowuje do kontroli i audytów prowadzonych przez organy nadrzędne i nadzorujące z zakresu zarządzania dokumentacją.

Szkolenie jest skierowane do dyrektorów szkół, sekretarzy lub osób prowadzących akta szkolne.

Program szkolenia:

1. Z czego wynika obowiązek dbałości o akta firmy? Regulacje prawodawstwa krajowego i unijnego, w tym Ustawa archiwalna i Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
2. Kto odpowiada, przechowuje i archiwizuje dokumentację placówek oświatowych prowadzoną przez centra usług wspólnych?
3. Likwidacja jednostki i obowiązki jednostki w odniesieniu do dokumentacji.
4. Czy każda placówka oświatowa musi posiadać archiwum zakładowe? Różnice i podobieństwa między archiwum a składnica akt.
5. Jak zorganizować archiwum szkolne i kto ma je prowadzić? Pojęcie: „outsourcing archiwalny”.
6. Dualizm w prowadzeniu: akt nauczania i wychowania, a dokumentacji organizacyjnej, administracyjnej i finansowej w placówce oświatowej.
7. Zmiana zasad postępowania z dokumentacją pracowniczą (nowelizacja okresów przechowywania i archiwizacja teczek osobowych).
8. Jak przygotować dokumentację szkolną do kontroli? Nadzór nad dokumentacją i prawo do jej kontroli jednostek nadrzędnych i nadzorujących oraz archiwów państwowych.
9. Nie tylko w sekretariacie powstaje dokumentacja! Obieg akt w szkole. Identyfikacja zagrożeń i punktów kluczowych w trakcie prowadzenia spraw.
10. Ile lat przechowywać dany typ dokumentów? Ustalanie okresów przechowywania segregatorów z aktami (praktyczne i formalne kryteria oceny), w oparciu o wytyczne archiwów państwowych z 2023 r. I wskazówki metodyczne np. dla projektów UE, czy akt osobowych.
11. Na czym polega odpowiedzialność stanowisk pracy za tworzoną dokumentację? Przechowywanie i udostępnianie akt przez komórki i stanowiska pracy.
12. Kiedy zamknąć sprawę i segregator, czyli przygotowanie dokumentacji do archiwum? Weryfikacja kategorii archiwalnej w oparciu o wykazy akt.
13. Na czym polega porządkowanie akt? Etapy i charakterystyka prac archiwizacyjnych. Standardy ewidencjonowania, porządkowania i technicznego zabezpieczania akt.
14. Jak przeprowadzić niszczenie akt? Realizacja złożonej procedury brakowania.
15. Jak przygotować dokumentację szkoły do ekspertyzy archiwum państwowego? Co to jest ekspertyza archiwalna i kogo dotyczy?
16. Procedura przygotowania akt kategorii A do archiwum państwowego, zgodnie ze Standardami porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.
17. Udostępnianie akt szkolnych zgodnie z RODO.
18. Formularze niezbędne przy prowadzeniu i archiwizacji dokumentacji szkolnej.
19. Podsumowanie (pytania, dyskusja).

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy otrzymają zaświadczenia zgodne ze wzorem MEN. Posiadamy wpis do placówek oświatowych oraz wpis do RIS.