1. Podstawy formalno-prawne wdrażania EZD w oświacie:
− przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji w jednostkach publicznych,
− obowiązki placówek wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym,
− dokumentacja elektroniczna a wymagania organu prowadzącego i kuratorium.
2. Ochrona danych osobowych w pracy szkoły/przedszkola:
− wpływ RODO i ustawy o ochronie danych osobowych na przechowywanie dokumentacji
uczniów, rodziców i pracowników,
− okresy przechowywania dokumentacji w szkole (np. arkusze ocen, dokumentacja kadrowa,
dzienniki elektroniczne).
3. Zmiany w procedurach kancelaryjno-archiwalnych:
− czy i kiedy należy dostosować instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt w
placówkach oświatowych,
− integracja EZD z dokumentacją papierową.
4. Definicje i systemy:
− EZD w szkole a systemy tradycyjne,
− różnice między EZD a systemami dziedzinowymi (np. dziennik elektroniczny, system płacowy, e-nabór).
5. Identyfikacja procesów kancelaryjnych w oświacie:
− dekretacja i akceptacja pism (np. wnioski rodziców, dokumentacja kadrowa),
− obieg przesyłek w sekretariacie szkoły,
− współdzielenie sprawy (np. dokumentacja ucznia między sekretariatem a pedagogiem),
− identyfikacja komórek merytorycznych w placówce (sekretariat, księgowość, dyrekcja,
pedagog, psycholog).
6. Kancelaryjne cechy dokumentacji:
− rejestrowanie i opisywanie przesyłek (papierowych i elektronicznych),
− konstruowanie znaków spraw w oświacie,
− prowadzenie teczek aktowych i dokumentacji nietworzącej akt spraw (np. bieżąca korespondencja z rodzicami).
7. Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji:
− różnice między korespondencją papierową a elektroniczną,
− case study: dokumentacja wpływająca przez ePUAP do szkoły,
− ryzyka i obowiązki związane z e-Doręczeniami.
8. Narzędzia kancelaryjno-archiwalne:
− nadawanie uprawnień i dostępów do dokumentacji w placówce,
− procedury udostępniania akt (np. rodzicom, organowi prowadzącemu, kuratorium),
− brakowanie i usuwanie nieprzydatnych dokumentów.
9. Postępowanie z dokumentacją zakończoną:
− skład chronologiczny w sekretariacie szkoły,
− dokumentacja elektroniczna i papierowa w punktach kancelaryjnych,
− archiwizacja dokumentacji uczniowskiej i kadrowej.
10. Dyskusja i pytania od uczestników:
− omówienie realnych problemów i przykładów z życia placówek oświatowych,
− dobre praktyki i wskazówki dla dyrektorów oraz sekretarzy szkół.